A proposta de reajuste chega por e-mail, geralmente na primeira semana de dezembro. Um PDF de três páginas, uma tabela nova anexa e uma frase educada sobre a alta do diesel, dos pneus e da mão de obra. A transportadora pede um percentual linear sobre toda a tabela a partir de janeiro. Do outro lado da mesa, o gestor de logística responde com o que tem: uma sensação de que o serviço piorou no pico, uma planilha de faturas e a lembrança de três ou quatro entregas que deram errado.
Essa é a assimetria que define a maioria das renegociações de frete. A transportadora chega com custos. O embarcador chega com impressões. Quem tem dados define o ritmo, e no fim o percentual proposto vira o percentual aceito, com um desconto simbólico para que os dois lados sintam que negociaram.
Dá para inverter isso com um dossiê que a transportadora não tem sobre a própria operação: o seu histórico. Este artigo mostra por que a janela de negociação é agora, quais dados levar, como montar cenários e quais cláusulas merecem mais atenção do que o percentual.
Porque novembro e dezembro são a janela de negociação
Quatro razões fazem desses dois meses o momento certo para sentar com as transportadoras:
- Os contratos vencem em dezembro ou viram com reajuste em janeiro. Quem só olha a tabela quando a nova já está em vigor negocia em desvantagem: a transportadora já cadastrou o reajuste e qualquer recuo é um favor.
- O pico de Black Friday, em 27/11, e Cyber Monday, em 30/11, produz o melhor dado do ano. A malha é testada no limite. OTD, ocorrências e capacidade real de cada parceiro ficam expostos. Esse retrato fresco vale mais do que a média de um ano tranquilo.
- O orçamento de 2027 está sendo fechado. O custo de frete que você levar para o orçamento depende do que fechar com as transportadoras agora. Negociar em fevereiro significa orçar no escuro.
- A transportadora também planeja. Ela está dimensionando frota, filiais e contratos para o ano seguinte e tem interesse em garantir volume. Um embarcador que oferece previsibilidade de volume tem moeda de troca.
Aprimeira quinzena de dezembro é o momento de apresentar a sualeitura. Antes disso, em novembro, o trabalho é consolidar os dados.
Os dados que você precisa levar para a mesa
Nenhumitem abaixo é sofisticado. O raro é ter todos no mesmo lugar, portransportadora.
- Volume por rota e região: quantos embarques e quantos quilos por origem-destino, por estado e por faixa de CEP, mês a mês. É a base de qualquer proposta de concentração ou redistribuição.
- Peso médio e cubagem: o perfil real da sua carga, não o que a transportadora assume. Se o seu peso cubado médio caiu porque você mudou a embalagem, a faixa de peso onde você negocia muda também.
- OTD por transportadora: entregas no prazo sobre entregas totais, por região e por mês, com destaque para as semanas de pico. Quem prometeu D+3 e entregou D+5 em novembro precisa explicar isso antes de pedir reajuste.
- Ocorrênciaspor tipo: avarias, extravios, destinatário ausente, endereço incorreto, atrasos de coleta, por transportadora e por mil entregas. Avaria recorrente numa rota específica indica problema de manuseio, não de embalagem.
- Índice de divergência na fatura: percentual de CT-e com cobrança diferente do contratado, valor contestado e valor recuperado. Uma transportadora com 6% de divergência custa mais do que a tabela diz, e o custo de auditá-la entra na conta.
- Custo por entrega: frete total, com taxas, dividido pelo número de entregas, por transportadora e por região. É o número que permite comparar propostas de tabelas com estruturas diferentes.
- Sazonalidade: a curva de volume do ano, semana a semana. Mostra o que você pode garantir como piso e o que depende de pico.
Formate isso como um relatório de desempenho por parceiro, com uma página por transportadora. Compartilhe antes da reunião. A conversa muda de "quanto você quer aumentar" para "como melhoramos esses números juntos".
Montar cenários: concentrar ou distribuir volume
Comos dados consolidados, o passo seguinte é simular. Duas estratégiascostumam ser testadas:
- Concentrar volume em uma ou duas transportadoras por região, em troca de tabela melhor. Vantagem: poder de barganha, menos tabelas para gerir, relacionamento mais próximo. Risco: dependência. Se o parceiro travar no pico, não há para onde correr. Combine com um piso de volume garantido e um teto de capacidade contratual.
- Distribuir volume entre três ou mais transportadoras, com cotação automática escolhendo a melhor por entrega. Vantagem: resiliência e pressão competitiva permanente. Desvantagem: cada parceiro tem menos volume e, portanto, menos incentivo para dar a melhor tabela.
O exercício prático: pegue o histórico de embarques dos últimos seis meses e aplique sobre ele as tabelas propostas por cada transportadora. Compare o custo total em três cenários: tudo como está, concentrado e distribuído. Um exemplo ilustrativo: numa operação de 6 mil entregas por mês, concentrar o Sul e o Sudeste em uma transportadora com tabela 4% menor pode valer mais do que um desconto de 2% em todas as regiões com a malha atual. O cálculo éo que decide, não a intuição.
Leveos cenários para a reunião. Mostrar que você simulou a propostasobre o seu histórico muda o tom.
As cláusulas que importam mais do que o percentual
O reajuste é o item mais visível e, muitas vezes, o menos importante. Cinco cláusulas pesam mais ao longo do ano:
- Reajuste e índice. Defina qual índice será a referência, com que periodicidade e com qual gatilho. Um reajuste anual atrelado a um índice público, com fórmula clara, evita o PDF surpresa de dezembro. Para o diesel, negocie uma fórmula com faixa de tolerância: dentro dela, nada muda; fora, aplica-se a variação sobre a parcela do frete que depende de combustível.
- SLA com penalidade. OTD mínimo por região, com desconto na fatura quando não cumprido. Sem penalidade, o SLA é intenção. Com ela, vira compromisso. O inverso também vale: bônus por desempenho acima da meta cria alinhamento.
- Vigência das taxas sazonais. Taxa de pico com data de início e de fim escritas no contrato, com os CEPs ou regiões onde se aplica. Taxa sazonal sem data de fim tende a virar permanente.
- Prazo de contestação de fatura. Dias que você tem para contestar um CT-e após o recebimento, e dias que a transportadora tem para responder. Negocie prazos que a sua auditoria consiga cumprir e que obriguem o parceiro a resolver antes do próximo ciclo de pagamento.
- Regras de reentrega e devolução. Quando a reentrega pode ser cobrada, qual evidência é obrigatória (registro da tentativa com data, hora e foto), quantas tentativas estão incluídas no frete e como a devolução é precificada. Esse é o item que mais gera divergência na fatura durante o ano.
Cada cláusula deve ser apoiada por um dado da seção anterior. A penalidade de SLA vem do OTD do pico. O prazo de contestação vem do índice de divergência. A regra de reentrega vem das ocorrências sem comprovação.
Como a Simfrete ajuda
A Simfrete reúne, por transportadora, os dados que a renegociação exige: volume por rota, peso e cubagem, OTD, ocorrências por tipo, índice de divergência e custo por entrega, nos dashboards da Torre de Controle. As tabelas propostas podem ser carregadas por planilha esimuladas sobre o histórico pelo módulo de Gestão de Frete, que depois passa a escolher a transportadora com melhor custo-benefício por entrega, dentro dos cenários que você definir.
Depoisda assinatura, a Auditoria de frete confere cada CT-e contra a tabelanova, com as vigências e taxas sazonais exatamente como foramnegociadas, e o Workflow de Aprovação de Pagamentos garante que oprazo de contestação seja cumprido.
Conclusão
Negociação de frete não é queda de braço. A transportadora espremida até o limite reduz capacidade na primeira semana difícil, e isso custa mais do que o desconto. A postura que funciona é dados em vez de pressão: chegue com o relatório de desempenho, os cenários simulados e as cláusulas prioritárias, reconheça o que o parceiro fez bem, aponte com números o que precisa melhorar e ofereça previsibilidade de volume em troca de tabela, SLA e regras de fatura. Depois, registre tudo no sistema no mesmo dia da assinatura, para que a auditoria de 2027 use exatamente o que foi negociado.
A renegociação de 2027 se decide antes da reunião. Quem leva dados negocia contrato. Quem leva impressões negocia percentual. Se quiser ver como consolidar esses dados por transportadora a tempo de dezembro, fale com um especialista da Simfrete e solicite uma demonstração da plataforma.
