Se o planejamento de capacidade da sua operação para a Black Friday ainda não está fechado, este artigo não vai resolver isso. A conta de quantos pedidos cabem na expedição por dia, quantas carretas a malha absorve e quanto estoque precisa estar posicionado em cada CD foi feita em agosto ou setembro. Quem fez, fez. Quem não fez, vai improvisar.
O que este artigo cobre é outra coisa: a lista tática das últimas semanas. Aquele conjunto de confirmações, ajustes e amarrações que separa um plano bonito na apresentação de uma operação que funciona na sexta-feira 27 de novembro. É a diferença entre "contratamos duas transportadoras extras" e "as tabelas delas estão carregadas, a integração está testada e alguém já viu um CT-e delas entrar no sistema".
O checklist está organizado em sete blocos. Em cada um, o que verificar, com quem e com qual critério de "feito". No fim, uma versão resumida em bullets para colar na parede da expedição.
Tático, não estratégico: o que muda nas últimas semanas
O planejamento estratégico responde "quanto" e "com quem". O checklist tático responde "está pronto?" e "quem confirma?". A diferença parece pequena, mas muda o tipo de reunião que você precisa fazer.
Numa reunião estratégica, em setembro, você discute cenários de volume e decide contratar mais capacidade. Numa reunião tática, na segunda semana de novembro, você pergunta ao gerente de contas da transportadora se o veículo adicional prometido já tem placa e motorista definidos para a semana da Black Friday. São perguntas diferentes, e a segunda exige evidência, não intenção.
Outra diferença: o tático tem dono por item. Cada linha do checklist precisa de um nome, uma data e um critério objetivo de conclusão. "Revisar integrações" não é um item. "Enviar 50 pedidos de teste pela integração com a transportadora nova e validar que os 50 CT-es voltaram com a chave correta até 13/11"é um item.
Por fim, o tático aceita que algo vai dar errado. Por isso o último bloco é contingência: é a parte do plano que você mais vai usar.
Os sete blocos do checklist
1. Capacidade e malha de transportadoras
- Confirme por escrito, com cada transportadora, o volume diário que ela absorve por região na semana da Black Friday e na semana seguinte. "A gente dá conta" não é confirmação.
- Verifique as coletas: horário, quantidade de veículos, janela de carregamento. Se a sua expedição vai operar até mais tarde, a coleta precisa acompanhar.
- Cruze a cobertura de CEPs de cada transportadora com o mapa de pedidos do pico do ano passado. Região que concentrou atraso merece uma segunda opção homologada.
- Defina a regra de migração de volume entre transportadoras: quem assume, em qual região, a partir de qual sinal.
2. Cutoff de pedidos e SLA por região
- Recalcule o prazo prometido no checkout considerando os feriados de 15/11 e 20/11 e a emenda de 20 a 22. Dias úteis e dias corridos não são a mesma coisa na tabela da transportadora.
- Fixe o cutoff diário por região: até que hora o pedido entra na expedição do mesmo dia. Esse horário se alinha com a coleta, não com o turno do atendimento.
- Simule o prazo real por região com base no histórico de outubro, não na promessa da tabela. Se a tabela diz três dias úteis e a média real foi quatro e meio, o checkout precisa refletir isso.
- Alinhe o SLA com o SAC: o atendente precisa saber qual prazo foi prometido para cada pedido, não qual prazo está no contrato.
3. Contratos, tabelas e taxas sazonais com vigência
- Levante todas as taxas sazonais apresentadas pelas transportadoras: taxa de pico, TDE em áreas de difícil acesso, reajuste de ad valorem. Cada uma precisa de data de início e de fim registrada em contrato.
- Simule o impacto da nova tabela sobre os embarques dos últimos três meses antes de aceitar. Alguns reais a mais por entrega viram muito dinheiro em 30 mil pedidos.
- Confirme que a tabela vigente, com as taxas sazonais, é a mesma que está carregada na cotação e na auditoria de CT-e. Tabela diferente em cada lugar é divergência garantida em dezembro.
- Registre quem aprovou cada reajuste e quando. Você vai precisar disso na contestação de fatura.
4. Tecnologia: integrações, cotação automática e rastreamento
- Teste as integrações de ponta a ponta: o e-commerce envia o pedido, o ERP emite a NF-e, o TMS cota e escolhe a transportadora, a transportadora devolve o CT-e e os eventos de tracking. Um teste com lote real, não com um pedido só.
- Revise as regras da cotação automática: faixas de peso, cubagem, prioridade por prazo ou por custo, exceções por região. As regras de outubro podem não servir para a semana do pico.
- Confirme que os eventos de rastreamento das transportadoras novas estão chegando e sendo interpretados do mesmo jeito. "Saiu para entrega" precisa significar a mesma coisa em todas.
- Combine com o fornecedor da plataforma o canal de suporte durante o pico e os horários de cobertura.
5. Comunicação com o cliente e SAC
- Revise as mensagens automáticas de status: expedido, coletado, em trânsito, saiu para entrega, entregue. Troque "chega em" por "previsão de entrega".
- Prepare o roteiro do SAC para as três perguntas mais frequentes: "cadê meu pedido?", "posso mudar o endereço?" e "quero cancelar".
- Garanta que o SAC enxerga o rastreamento na mesma tela que a logística. Atendente que precisa perguntar à expedição gera fila dos dois lados.
- Defina quem comunica o cliente numa ocorrência (destinatário ausente, avaria, extravio) e em quanto tempo.
6. Logística reversa
- Decida a modalidade de reversa por tipo de produto: postagem reversa, coleta reversa ou troca na entrega.
- Combine com as transportadoras a tabela e o prazo de coleta reversa. O pico de devoluções chega nas duas semanas seguintes, quando a malha ainda está carregada.
- Defina o fluxo de recebimento no CD: conferência, baixa no estoque, destino do produto. Reversa sem processo vira estoque parado no corredor.
- Garanta que o CT-e reverso passa pela mesma auditoria do CT-e de ida.
7.Equipe, escala e contingência
- Monte a escala de expedição, torre de controle e SAC por dia, cobrindo o fim de semana de 28 e 29 e a Cyber Monday.
- Defina os gatilhos de contingência antes: a partir de qual índice de atraso numa região o volume migra para a segunda transportadora, quem decide e em quanto tempo.
- Prepare a lista de contatos de emergência por transportadora, com nome e telefone de quem resolve, não do atendimento geral.
- Marque três leituras diárias dos dados: abertura, meio do dia e fechamento. Decisão de pico se toma na hora, não no relatório de dezembro.
Checklist resumido para colar na parede
- Volume diário por transportadora e região confirmado por escrito.
- Coletas, janelas e veículos extras com placa e motorista definidos.
- Cutoff por região publicado e alinhado com a coleta.
- Prazo do checkout recalculado com feriados e histórico real.
- Taxas sazonais com vigência de início e fim, impacto simulado e aprovação registrada.
- Tabela igual na cotação, na auditoria e no contrato.
- Integrações testadas com lote real, CT-e e tracking voltando.
- Regras da cotação automática revisadas para o pico.
- Mensagens de status revisadas, SAC com acesso ao rastreamento.
- Modalidade, tabela e fluxo de recebimento da reversa definidos.
- Escala fechada até a Cyber Monday, gatilhos de contingência e contatos de emergência na mão.
Como a Simfrete ajuda
Boa parte desse checklist depende de uma coisa: a tabela, a regra de escolha e o rastreamento estarem no mesmo lugar. Na Simfrete, você carrega a tabela de cada transportadora por planilha, inclusive as taxas sazonais com vigência, e a cotação automática passa a escolher a melhor opção por custo e prazo para cada entrega. A mesma tabela alimenta a auditoria de frete, que cruza o CT-e com oque foi contratado antes do pagamento.
A Torre de Controle mostra as entregas em risco de atraso portransportadora e região, a gestão de ocorrências organiza atratativa e a mensageria avisa o cliente a cada mudança de status.Como a assinatura é SaaS, sem setup e com implantação rápida, dá para entrar no pico integrado sem um projeto de meses.
Conclusão
A Black Friday não premia quem planejou mais. Premia quem confirmou. Cada item deste checklist é uma pergunta que, respondida em novembro, evita uma reunião de crise em dezembro.
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