A organização dos documentos empresariais e de transporte é essencial para evitar prejuízos e garantir conformidade legal. Manter um bom sistema de arquivamento ajuda a prevenir multas, retrabalho e problemas judiciais. Vamos explorar os prazos para armazenamento de diferentes tipos de documentos e como a Simfrete pode simplificar essa gestão.
Prazos para Guardar Documentos Empresariais
2 anos:
- Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.
5 anos:
- Imposto de Renda;
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido;
- Programa de Integração Social;
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos;
- Livros fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
- Declaração de Ajuste Anual e comprovantes;
- Contribuição previdenciária (GPS);
- Contribuição sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais).
10 anos:
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
30 anos:
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Indeterminado:
- Contrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregado.
Prazos para Guardar Documentos de Transporte
Indeterminado:
- Conhecimento de Transporte (CT-e ou CTe);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Ordens de Coleta;
- Ordens de Entrega;
- Romaneios de Carga;
- Nota Fiscal de Saída;
- Registro de Ocorrências de Transporte;
- Comprovantes de Entrega;
- Roteiros de Entrega;
- Ordens de Serviço Logístico.
Manter esses documentos organizados e acessíveis pode ser desafiador. A solução? Optar pelo armazenamento digital.
A Simfrete Facilita Essa Gestão para Você
A Simfrete oferece uma solução digital que torna o armazenamento e a gestão de documentos mais fácil e eficiente. Veja como:
- Armazenamento Digital: Com a Simfrete, você pode arquivar seus documentos em mídias físicas (como pen drives e discos rígidos externos) ou em plataformas de armazenamento em nuvem. Isso facilita a localização e o acesso aos documentos quando necessário.
- Validade Jurídica: Segundo a assessoria jurídica da Federação, livros e documentos fiscais podem ser armazenados em mídia eletrônica, óptica ou equivalente, tendo o mesmo valor do original para fins de prova em processos de fiscalização.
- Gestão Segura e Prática: O sistema da Simfrete permite armazenar e gerenciar documentos de forma segura e prática. Com apenas alguns cliques, seus documentos estarão disponíveis para uso, análise e com cópias de segurança.
Benefícios do Sistema Simfrete
- Facilidade de Acesso: Localize seus documentos rapidamente e sem complicações.
- Segurança: Armazenamento seguro que protege contra perdas e danos.
- Eficiência: Simplifique a gestão documental e economize tempo.
Entre em contato com a Simfrete e descubra como podemos otimizar a gestão dos seus documentos, melhorando a eficiência e conformidade do seu negócio.
